De Willemskade Groep bestaat uit 3 verschillende praktijken. Echter, de manier waarop een dossier wordt aangelegd of hoe er met uw dossier wordt omgegaan is in grote lijnen hetzelfde.

Als u voor een eerste gesprek komt wordt een dossier aangelegd. Dat kan op papier of digitaal. In uw dossier worden als eerste uw gegevens genoteerd, waar u woont, hoe u te bereiken bent, wanneer u bent geboren, wat uw BSN-nummer is en wie uw huisarts is. Ook vraagt uw hulpverlener naar uw identiteitsbewijs om zich ervan te vergewissen dat u bent wie u zegt te zijn. Met behulp van deze gegevens controleert uw hulpverlener of u recht hebt op verzekerde zorg, zodat hij of zij weet waar de rekening naar toe gestuurd moet worden: naar u of naar uw verzekeraar.

Daarnaast worden in uw dossier zaken bewaard of opgeslagen die noodzakelijk zijn voor goede hulpverlening. Uw verhaal en een behandelplan, maar ook eventuele testresultaten, aantekeningen van de gesprekken, huiswerkopdrachten, email, verwijsbrieven worden in uw dossier bewaard. Dit alles om uw dossier ‘overdraagbaar’ te maken als nodig, bijvoorbeeld als er iets met uw hulpverlener gebeurt.

Er wordt nooit informatie uit uw dossier of over u verstrekt aan derden zonder uw schriftelijke toestemming. Er zijn uitzonderingen: Ziektekostenverzekeraars hebben recht op bepaalde informatie die betrekking heeft op uw behandeling. En uw huisarts wordt meestal geïnformeerd als u in behandeling komt en bij afsluiting, tenzij u dat nadrukkelijk NIET wilt.

Het dossier is eigendom van uw hulpverlener (of de instelling waarvoor hij/zij werkt) en u kunt het dossier dus niet meenemen. U mag uw dossier natuurlijk inzien voor zover het gegevens betreft die over u gaan, het liefst in het bijzijn van uw hulpverlener zodat hij of zij uw eventuele vragen kan beantwoorden of toelichting kan geven. Als u vindt dat er onjuiste gegevens in het dossier staan of zaken missen, dan kunt u een aanvulling schrijven. Deze aanvulling wordt in het dossier gevoegd.

Het is mogelijk om een kopie van uw dossier te vragen. U moet dat schriftelijk kenbaar maken. Hiervoor wordt een vergoeding gevraagd. Ook de eventuele verzendkosten voor aangetekend versturen komen voor uw rekening. In het dossier wordt een aantekening gemaakt dat u kopieën hebt ontvangen.

Het is wettelijk verplicht uw dossier 20 jaar te bewaren. Daarna wordt het vernietigd. U kunt ook eerder uw dossier of delen daarvan laten vernietigen. U moet dat schriftelijk aanvragen en ook een kopie van een geldig identiteitsbewijs meesturen. Voordat het dossier wordt vernietigd dient u een verklaring te ondertekenen waaruit blijkt dat u het besluit tot vernietiging vrijwillig en bewust van alle consequenties hebt genomen. Bijvoorbeeld dat de behandeling niet verder voortgezet kan worden als er geen dossier is. Het verzoek tot vernietiging en het kopie van het identiteitsbewijs blijven na vernietiging van het dossier als correspondentie bewaard.
Formeel kunnen er redenen zijn waarom een dossier niet vernietigd mag worden. Bijvoorbeeld als deze informatie bevat over een gedwongen opname. Dat zal met de cliëntenpopulatie in De Willemskade niet vaak voorkomen.